Nhìn lại cuối ngày trong 10 phút: mẫu ba câu

Cuối ngày, hộp thư đã đầy và lịch họp đã kín, nhưng bạn không chỉ ra được tệp nào thực sự xong. Một lượt nhìn lại khoảng mười phút đóng ngày bằng ba câu: phần đã hoàn tất, việc còn treo kèm người làm bước tiếp, và chỗ mở lại vào sáng mai. Phiếu viết trên giấy hoặc trong ghi chú bạn đang dùng. Không cần phần mềm mới, cũng không cần một bản báo cáo để gửi đi.

Nhìn lại cuối ngày thì ba câu hỏi ghi gì?

Ba câu chỉ giữ những gì sáng mai còn mở lại được.

1. Hôm nay có đầu ra nào đã hoàn tất? Đầu ra là kết quả sáng mai mở lại được, gọi bằng tên tệp hoặc số dòng, không phải bằng số giờ đã ngồi. "Đóng 8 nhận xét trên PROJECT-ISSUES-v3" là một đầu ra. Trong ví dụ này, PROJECT-ISSUES-v3 là bảng nhận xét dùng chung. "Họp hai tiếng" thì không, vì sáng mai bạn không mở lại được cuộc họp. Tệp còn dở thì ghi phần đã xong thật: "bảng đối chiếu đã điền dòng 1–12, dòng 13–20 còn trống". Dừng ở ba đầu ra. Trần ba là quy ước của bài này, không phải kết quả một nghiên cứu. Dòng thứ tư thường chỉ là bản sao của hộp thư.

2. Việc nào đang treo, và ai làm bước tiếp? Giữ câu chưa được trả lời, quyết định còn chờ, hoặc tệp cần xem lại, khi việc đó đổi cách bạn bắt đầu ngày mai. Tách việc của bạn khỏi việc đang nằm ở người khác. Với người khác, ghi vai trò và hạn chỉ khi hạn đó đã có trong tin nhắn, phiếu việc hoặc lời mời họp.

3. Sáng mai bắt đầu ở đâu? Một hành động đủ nhỏ để làm trước khi ngày bị kéo đi, kèm đúng tệp. "10:15, mở PROJECT-ISSUES-v3, đọc dòng 9 và 14" bắt đầu được ngay. "Tiếp tục dự án" thì không có chỗ để đặt con trỏ.

Ba câu ở trên là phần luôn viết. Phiếu dưới đây để chép, và phiếu có năm trường. Hai trường không bắt buộc: người phụ trách kèm hạn, và đường dẫn tệp. Để trống hai trường đó khi không có người khác giữ bước tiếp, hoặc khi tên tệp đã nằm trong bước mở đầu. Cột giữa là ngày giả định được kể ở phần sau. Cột phải để trống cho bạn.

Trường	Ví dụ giả định	Điền của bạn
Đầu ra hoàn tất	8 nhận xét đã đóng trên PROJECT-ISSUES-v3. Bảng đối chiếu: dòng 1–12 đã điền, 13–20 trống.	…
Việc còn treo	Dòng 9 và 14 của PROJECT-ISSUES-v3 chưa có trả lời.	…
Người phụ trách / hạn	Người duyệt. Hạn trước 10:00 đã có trong tin lúc 15:10.	…
Bước mở đầu ngày mai	10:15, sau họp 8:30, mở PROJECT-ISSUES-v3, đọc dòng 9 và 14.	…
Đường dẫn / mã tệp	PROJECT-ISSUES-v3	…

Ngày quá dày thì mỗi ô một câu. Ô người phụ trách để trống khi không có việc đang chờ ai. Đừng tự điền một giờ hạn cho người chưa được hỏi.

Nếu công việc của bạn vốn đã có báo cáo ngày cho người khác đọc, báo cáo đó vẫn là bản họ nhận. Phiếu này là ghi chú để chính bạn mở lại tệp. Bạn có thể chép một dòng đầu ra sang báo cáo. Đừng gửi ô "người phụ trách" như một việc vừa được giao.

Một ngày thứ Ba giả định điền vào phiếu ra sao?

Các số trong bảng không lấy từ nhật ký của một người có thật. Lan là người điều phối, việc là kiểm tra nhận xét.

Hai tệp nằm trên bàn. PROJECT-ISSUES-v3 là bảng nhận xét dùng chung. Bảng đối chiếu là một tệp khác, còn dở.

Lúc 15:10, Lan nhắn người duyệt, xin trả lời dòng 9 và dòng 14 trên PROJECT-ISSUES-v3 trước 10:00 ngày mai.

Cuối buổi, người ngồi bàn bên hỏi:

"Mai mình gửi v3 trước nhé?"

Lan trả lời:

"Chưa. Dòng 9 và 14 vẫn chờ người duyệt. Mình mở lại bảng lúc 10:15, sau cuộc họp 8:30."

Lời thoại chỉ chốt một việc: v3 chưa gửi được vì hai dòng còn thiếu trả lời. Cuộc họp 8:30 đã nằm trên lịch sáng mai, nên không phải chỗ để đọc hai dòng. Khoảng còn trống đầu tiên sau cuộc họp là 10:15.

Lan ngồi xuống lúc 17:40 và dừng lúc 17:50. PROJECT-ISSUES-v3 có 8 nhận xét đã đóng. Bảng đối chiếu dừng ở dòng 12. Dòng 13 đến 20 còn trống. Hai đầu ra, dưới trần ba mục. Lan không mở hộp thư để kiếm thêm một dòng cho đủ phiếu.

Việc còn treo là dòng 9 và dòng 14, chưa có chữ của người duyệt. Hạn trước 10:00 được chép lại vì nó đã có trong tin lúc 15:10. Phiếu không đặt hạn mới, và không dán cả chuỗi thư vào ô ghi chú. Sáng mai chỉ cần thấy hai số dòng và vai trò người duyệt. Bước mở đầu là 10:15, mở PROJECT-ISSUES-v3, đọc đúng hai dòng đó. Xong phần ghi, thẻ trình duyệt không đụng tới hai dòng thì đóng được. Thẻ của việc vẫn đang chạy thì giữ.

Sáng hôm sau, 10:15 cho biết phiếu có ích hay không. Tên tệp và hai số dòng đã nằm sẵn. Không phải lục thư tối hôm trước. Chữ trong hai dòng thì lúc 17:40 chưa có, nên phiếu không đoán. Nếu hai dòng đã có trả lời, việc kế tiếp là đọc nội dung đó, rồi mới quyết định gửi v3 hay sửa tiếp. Nếu vẫn trống, Lan gửi một lời nhắc ngắn, chỉ nêu dòng 9 và dòng 14. Không kể lại cả ngày. Không ấn định một giờ mới trong phiếu cá nhân.

Có những câu suýt được ghi vì nghe có vẻ đã làm việc nhiều:

"Đã họp buổi sáng và trả lời tin. Nhờ người duyệt xong trước 10 giờ. Tiếp tục dự án."

Lan xóa cả ba. Câu đầu không có tên tệp. Câu giữa biến một tin đã gửi lúc 15:10 thành lệnh mới. Câu cuối không cho biết mở tệp nào.

Bảng đối chiếu còn tám dòng trống vẫn không trở thành bước mở đầu. v3 đang bị chặn bởi hai dòng chờ duyệt, và có người đang hỏi v3 có gửi được không. Việc đang chặn một lời hẹn đi trước việc chỉ đang dở. Nếu không có v3, và không có ai đang chờ, bước mở đầu sẽ là bảng đối chiếu tại dòng 13, trong khoảng giờ Lan còn tự xếp, không phải trong cuộc họp 8:30.

Mười phút này dùng khi nào, và khi nào thì dừng?

Mười phút cũng là quy ước của bài này, để thử vài tối, không phải mức năng suất phải đạt. Trong ví dụ, Lan bắt đầu lúc 17:40 và dừng lúc 17:50. Bạn viết một mạch cũng được, miễn là vẫn có giờ dừng.

Chọn cách ghi trước khi đặt bút, theo ngày vừa qua.

Ngày có cả tệp của bạn và việc đang chờ người khác: dùng đủ năm trường, như thứ Ba của Lan.

Ngày gần như chỉ có họp, nhưng còn một tệp cần mở lại: mỗi trường một câu. Đầu ra có thể là "không đóng thêm tệp nào". Đó là một dòng dùng được. Nó không phải điểm trừ cho ngày.

Ngày không đụng tệp nào: viết một dòng việc đầu tiên sáng mai, dù đó là một cuộc gọi hoặc một câu cần gửi, rồi dừng.

Đã quá giờ bạn định dừng: chỉ viết bước mở đầu và tên tệp, rồi đóng máy. Phiếu không phải lý do ngồi thêm.

Ca trực hoặc bàn giao ca: làm biểu mẫu của nhóm trước. Phiếu cá nhân không thay hồ sơ sự cố và không thay biên bản giao ca. Chỉ khi sau biểu mẫu đó vẫn còn một tệp việc riêng, thêm một dòng mở đầu cho đúng tệp ấy.

Lịch sáng mai cũng đổi chỗ đặt bước mở đầu. Nếu 8:30 không có họp, hành động có thể đứng ở đầu giờ làm, vẫn kèm tên tệp và số dòng. Nếu cả buổi sáng đã kín lịch, chuyển hành động sang khoảng trống đầu tiên, kể cả sau buổi trưa. Đừng ghi "làm trong cuộc họp 8:30" trừ khi việc của cuộc họp đó chính là mở tệp này.

Trung tâm Học tập Cornell viết cho người đang học: khi xếp lịch, tách việc đã cố định khỏi khoảng còn sắp xếp được, và dành chỗ cho nghỉ. Trang đó không đo một phiếu cuối ngày có giúp người đi làm đến đâu. Ví dụ của Lan chỉ lấy ranh giới ấy. Họp 8:30 là việc cố định. 10:15 là khoảng Lan còn tự xếp. Giờ nghỉ nằm ngoài phiếu. Mốc 17:50 là giờ Lan tự dừng trong ví dụ, không phải một mốc Cornell đưa ra.

Ba câu của phiếu không trả lời "thời gian hôm nay đã đi đâu". Việc đó là một kiểm kê thời gian: ghi các khoảng giờ, rồi mới nhìn lại. Phiếu này cũng không chia cả ngày mai thành các khối. Việc đó là time blocking, tức là gắn từng khối giờ với một đầu ra. Từ phiếu mười phút bạn chỉ cần tên tệp và hành động đầu tiên. Muốn giữ khoảng 10:15 cho hành động đó, làm ở bài chia khối giờ.

Nhiều dự án cùng lúc vẫn giữ trần ba đầu ra đã xong. Phần đang treo chỉ giữ mục nào đổi bước đầu tiên của ngày mai. Thư chưa đọc không được chép thành danh sách treo. Nếu đầu óc còn một quyết định mà chưa có tệp, viết quyết định đó thành hành động có chỗ bám: "ghi ba câu hỏi vào dòng 9 và dòng 14", không viết "nghĩ tiếp về v3".

Sau ba ngày làm việc, bạn giữ phần nào?

Chạy thử ba ngày làm việc, không tính ngày ca trực đã có biểu mẫu riêng. Bỏ lỡ một buổi tối thì đừng dựng lại từ trí nhớ cho đủ chuỗi. Tối hôm sau chỉ ghi những tệp đã chạm trong ngày đó. Phiếu dựng lại dễ thành một câu chuyện, và sáng mai bạn vẫn không biết mở dòng nào.

Sáng hôm sau, kiểm tra bằng việc bạn làm được.

Nếu bạn mở đúng tệp đã ghi, không phải lục hộp thư, và ngày đó có việc đang chờ người khác, thì giữ đủ năm trường.

Khi ô người phụ trách trống cả ba ngày vì không ngày nào có phụ thuộc, thì bỏ ô đó cho đến khi thật sự có người khác giữ bước tiếp. Các ô còn lại giữ.

Khi chỉ dòng mở đầu đổi tệp bạn chạm vào lúc bắt đầu ngày, và các ô kia bạn không đọc lại, thì giữ dòng đó cùng tên tệp. Phần còn lại bỏ, cho đến khi một ngày có phụ thuộc thật.

Đừng chọn theo số dòng đã viết. Phiếu dài hơn không có nghĩa ngày sáng hơn. Cuộc họp sáng hôm sau vẫn có thể tràn giờ. Phiếu không hỏng vì điều đó: nó hẹn đúng tệp, không giữ hộ lịch.

Dừng phần kể lại ngày khi bạn bắt đầu đếm ô để tự chấm điểm. Quay về một dòng: tên tệp và việc đầu tiên. Giữ như vậy cho đến khi dòng ấy lại được dùng vào sáng hôm sau. Nếu sau ba ngày dòng ấy cũng không đổi tệp bạn mở, ngừng phiếu. Một ghi chú không đổi việc làm thì không đáng mười phút.