Giảm xao nhãng vì điện thoại: thử nghiệm ba ngày

Bạn đang đối chiếu từng dòng nhận xét trên tài liệu thì màn hình điện thoại sáng. Một tin là việc gấp. Một tin chỉ hỏi giờ họp. Tắt hết thông báo có thể giấu tin gấp.

Thử ba ngày. Giữ đường khẩn: một cuộc gọi hoặc một kênh không được để sau. Tắt một nhóm thông báo không ai đang trông. Ghi lại trên cùng một loại việc, gọi là đầu ra — trong ví dụ là đối chiếu 8 mục nhận xét. Một khối việc là một khoảng ngồi với đúng việc đó. Ví dụ dùng 90 phút vì buổi đó dài vậy, không phải khuôn cho mọi người.

Làm một mình, không có ca trực, đường khẩn vẫn là cuộc gọi của khách, tin người nhà mà bạn là đầu mối, hoặc hạn phải xong trong ngày. Ví dụ phía dưới là một người điều phối trong nhóm, để thấy một dòng nhật ký đã điền. Cách chia kênh vẫn dùng được khi không có ca.

Hết ba ngày bạn biết một việc: giữ phần vừa tắt, trả lại cài đặt, hoặc giữ phần tắt và đổi cách quay lại đúng dòng đang dở.

Kênh nào phải kêu ngay?

Cuộc gọi hoặc kênh đã chỉ cho việc gấp thì vẫn kêu. Số trực là số điện thoại một người đã nhận sẽ nghe khi có việc đó. Tin mua sắm, mạng xã hội và câu hỏi thường trong ngày có thể chờ. Chưa có thỏa thuận này thì đừng tắt kênh công việc. Chỉ tắt những thông báo cá nhân mà bạn chắc không ai đang trông.

Trước khi đụng vào cài đặt, cần bốn câu có người trả lời được. Việc gấp nào phải xử lý ngay trong ngày làm việc của bạn? Ai nghe máy khi bạn đang ngồi một khối việc? Họ gọi bằng số nào, hay bằng đúng một kênh đã chỉ? Trễ đến mức nào thì tính là phản hồi khẩn bị chậm?

Câu trả lời phải cụ thể đến mức đồng nghiệp làm theo được. Với người đang đối chiếu nhận xét, một cách viết là: file đã gửi nhầm ra ngoài nhóm, hoặc việc giao hôm nay đang đứng vì thiếu một mục. Hỏi giờ họp không nằm trong câu đó.

Với đường khẩn là cuộc gọi, cột "phản hồi khẩn chậm" trong bảng phía dưới có nghĩa là cuộc gọi bị nhỡ, hoặc chỉ được gọi lại sau khi khối việc kết thúc. Nếu sự cố của nhóm vẫn là một tin nhắn, cột này chưa dùng được cho đến khi nhóm tự ghi một hạn trả lời. Không có một số phút dùng chung cho mọi việc.

Trong ví dụ giả định, nhóm đang nhét cả sự cố lẫn tin thường vào một nhóm chat. Người điều phối hỏi trước khi tắt gì:

"Nhóm chat đang lẫn sự cố với hỏi giờ họp. Mình tắt thông báo nhóm được không?"

"Khoan đã. Hôm qua file gửi nhầm, mình chỉ thấy vì tin trong nhóm."

"Vậy sự cố chuyển sang cuộc gọi số trực. Tin thường mình xem lúc 11 giờ và 16 giờ."

"Được, miễn là có người nghe số đó."

Tắt thông báo nhóm chỉ đứng được sau khi sự cố đã có đường gọi riêng và có tên người trực. Chưa có hai thứ đó thì nhóm chat vẫn là kênh khẩn, dù trong đó có rất nhiều tin không khẩn.

Tín hiệu	Cách xử lý trong ba ngày
Cuộc gọi từ số trực đã thống nhất	Giữ thông báo. Nghe máy.
Tin người nhà mà bạn là đầu mối	Giữ, xử lý như số trực
Tin dự án không khẩn	Xem ở hai khung trong ngày, nếu vai của bạn cho phép chậm
Ứng dụng mua sắm, mạng xã hội	Tắt thông báo đẩy
Nhắc việc hết hạn trong ngày	Giữ trong lịch hoặc danh sách việc

Đây là cách xếp thông báo cho một người, không phải quy định bảo mật của tổ chức. Điện thoại do công ty quản lý thì làm theo quy định thiết bị và ứng dụng. Ứng dụng nào bắt buộc phải kêu thì không đưa vào danh sách tắt.

Làm một mình, khách nhắn bất kỳ lúc nào, vẫn là cùng một ranh giới. Cuộc gọi của khách có thể là đường khẩn. Tin nhắn hỏi cho tiện chỉ chuyển sang hai khung nếu khách chấp nhận giờ đó. Mối làm việc không cho phép chậm thì kênh của họ đứng yên. Phần tắt được lúc ấy thường là mua sắm và mạng xã hội, không phải kênh khách.

Ba ngày thử được ghi lại ra sao?

Bạn ghi mỗi lần điện thoại kéo bạn ra khỏi việc đang dở trong khối đó. Không cần cài ứng dụng theo dõi. Vài dòng cuối tài liệu, hoặc một mẩu giấy cạnh bàn, là đủ.

Một lần ngắt là một lần mở khóa hoặc nghe máy giữa khối việc.

• Tính: mở máy dù không có thông báo, kể cả "chỉ một giây" vì câu đang khó. Ghi là tự mở.
• Tính: nghe cuộc gọi, kể cả cuộc gọi số trực. Bảng việc vẫn bị dừng.
• Không tính: thấy banner mà không rời tài liệu.
• Không tính: hai khung xem tin đã hẹn, nếu khung đó không tràn vào khối việc.
• Cột phản hồi khẩn: chỉ ghi "không chậm" khi còn trong hạn nhóm đã chốt. Chưa có hạn thì để trống, đừng điền "không".

Ngày 1: chỉ ghi, chưa đổi cài đặt

Phần sau điền tiếp dòng ví dụ đã có trong bảng: đối chiếu 8 mục, 6 lần ngắt, xong 5/8, phản hồi khẩn không chậm. Đây là cách ghi một buổi, không phải số đo từ một nhóm người thật.

Sáng thứ Ba, người điều phối dành 90 phút cho 8 mục nhận xét. Chưa tắt thông báo nào.

Khoảng 08:12, nhóm chat hiện chữ "gấp". Mở ra thì là hỏi giờ họp. Người này ghi chỗ đang dở: mục 4, câu thanh toán. Một lần ngắt.

08:27, đúng số trực gọi vì một file đã gửi nhầm. Nghe máy ngay. Phản hồi khẩn không bị chậm. Vẫn là một lần ngắt, vì bảng nhận xét bị dừng. Cuộc gọi thật không có nghĩa là thử nghiệm hỏng.

08:41, một thông báo mua sắm. Mở ứng dụng rồi đóng. Thêm một lần.

Tới mục 6, câu chữ khó. Không có thông báo, người này vẫn mở khóa điện thoại. Ghi rõ: tự mở, không phải do đẩy thông báo. Chi tiết này quyết định hướng đi ở ngày 3. Nếu ngày 2 tắt mua sắm mà kiểu mở máy này còn, việc cần đổi không phải là tắt thêm ứng dụng.

Lịch nhắc một việc hết hạn hôm nay. Xem xong rồi quay lại bảng. Lịch này được giữ. Lần mở vẫn tính, vì tay đã rời mục đang đối chiếu.

Gần cuối khối, thêm một tin thường trong nhóm. Trả lời ngay trong phiên. Mất đúng dòng đang so.

Hết 90 phút: 6 lần ngắt, xong 5 trên 8 mục, không có phản hồi khẩn bị chậm. Ba mục còn dở chỉ được ghi là chưa xong. Không đổi số mục dở thành phần trăm do điện thoại. Độ khó từng mục và việc phát sinh trong ngày cũng đổi.

Ngày 2: tắt một nhóm, viết một dòng trước khi rời chỗ

Trước khi tắt gì, gọi thử một cuộc từ số trực tới máy để ở đúng chỗ bạn định để lúc đọc: túi áo, mặt bàn, hoặc ngăn kéo. Nghe được thì chỗ đó dùng được cho ngày thử. Không nghe được thì đổi chỗ để máy. Đừng tắt số trực để khỏi phải thử.

Chỉ tắt thông báo đẩy của nhóm mua sắm và mạng xã hội. Số trực vẫn kêu. Hai khung tin thường là 11 giờ và 16 giờ. Người này đã nói hai giờ đó với nhóm từ hôm trước.

Đến 11 giờ, mở nhóm chat và trả lời tin thường. Tin nào đúng là sự cố thì chuyển sang cuộc gọi số trực, không giải quyết nốt trong chat. Trong ví dụ, khung này khép sau 15 phút dù còn tin thường. Phần còn lại để 16 giờ. Mốc 15 phút là điểm dừng của buổi ví dụ, không phải mốc nghiên cứu. Bạn chọn mốc khác cũng được. Khung không có điểm dừng sẽ chiếm khối việc phía sau.

Trước khi nghe một cuộc gọi bắt buộc, hoặc trước khi trả lời tin không thể để đến khung sau, viết một dòng vào đúng tài liệu đang mở:

"Mục 4. Đang so câu thanh toán với bản gửi hôm qua. Mở lại dòng 2."

Dòng này có chỗ đang đứng và việc làm tiếp. Viết "đang làm dở" thì lát nữa không biết mở đâu. Cuộc gọi xong mà dòng đó không đủ để tiếp tục thì lần ngắt sau viết cụ thể hơn. Đừng nhân đó tắt thêm một ứng dụng.

Theo bài của Francesco Cirillo về quan sát gián đoạn trong một phiên, một phiên gắn với một hoạt động, có khoảng nghỉ, và người làm việc ghi lại gián đoạn. Ba ngày này mượn phần ghi chép, không lấy đồng hồ làm mục tiêu. Muốn nguyên một phiên một hoạt động thì xem cách dùng và lúc nào nên điều chỉnh Pomodoro. Cần chọn khối dài hay khối ngắn cho một đầu ra thì xem Deep Work và Pomodoro.

Ngày 3: làm thêm một buổi cùng loại, rồi so

Ngày 3 bạn ngồi thêm một khối đối chiếu nhận xét, cỡ gần 8 mục, với đúng phần cài đặt của ngày 2. Không lấy ngày họp suốt buổi, ngày đi đường, hay ngày trực sự cố. So ba cột với ngày 1: số mục xong trên số mục đã định, số lần ngắt trong khối, và có phản hồi khẩn nào bị chậm hay không.

Số lần ngắt giảm chưa nói được thông báo là nguyên nhân. Cùng loại việc nghĩa là cùng kiểu đầu ra, cỡ gần với 8 mục, và không phải ngày họp hay ngày trực. Tám mục so với bốn mươi mục, hoặc với một ngày chỉ gửi thư, là khác loại. Ngày họp ít lần ngắt dù cài đặt y nguyên. Số 6 so với số 2 trên hai ngày khác loại không kể được chuyện của thông báo.

Bảng để tự điền

Dòng ngày 1 chép lại ví dụ ở trên để thấy một ô điền trông như thế nào. Ngày 2 và ngày 3 để trống cho chính bạn. Dấu ba chấm là chỗ ghi, không phải số còn thiếu.

Ngày	Việc cần hoàn tất	Lần ngắt do điện thoại	Đầu ra hoàn tất	Phản hồi khẩn chậm?
1 (ví dụ)	Đối chiếu 8 mục	6	5/8	Không
2	…	…	…	…
3	…	…	…	…

Khi nào phải bật lại thông báo?

Bật lại trong ngày nếu một cuộc gọi hoặc tin khẩn đã thống nhất bị bỏ sót. Khôi phục đúng kênh đó, báo người trực, và dừng việc tắt thêm. Đừng chờ hết ngày 3 mới nói với nhóm.

Ca trực sự cố, hỗ trợ đang mở, hoặc việc phải theo dõi liên tục thì không lấy số lần ngắt của ngày trực để kết luận. Trong ca, kênh trực để kêu. Bạn vẫn có thể tắt mua sắm. Quyết định giữ hay trả chỉ xét những ngày không phải ca trực, và chỉ với nhóm thông báo bạn đã tắt. Việc cần xem lại ở các vai này là cách chia người trực, không phải một ngày không có tiếng máy. Phần chia phiên khi ngày vốn đã bị ngắt nằm ở bài giữ thời gian tập trung.

Máy do tổ chức quản lý: ứng dụng và thông báo nằm trong quy định thì đứng ngoài thử nghiệm. Tắt được trên máy cá nhân không suy ra máy công ty cũng tắt được.

Ngày 2 hoặc ngày 3 là họp cả ngày, đi đường, hoặc một sự cố kéo dài: ghi "khác loại" và làm lại một ngày đối chiếu. Đừng chọn cài đặt từ ngày đó.

Hai khung 11 giờ và 16 giờ bị vỡ, bạn vẫn trả lời tin thường suốt phiên: thỏa thuận chưa giữ được, dù mua sắm đã tắt. Việc tiếp theo là nói lại giờ xem tin, hoặc thừa nhận vai này không trì hoãn được kênh đó. Chưa tắt thêm ứng dụng nào khác.

Chưa tách được sự cố khỏi tin thường trong cùng một nhóm chat: dừng kế hoạch tắt nhóm đó. Làm bước thỏa thuận ở trên trước. Trong lúc chờ, chỉ tắt những ứng dụng rõ ràng không liên quan công việc.

Sau ba ngày thì giữ cài đặt nào?

Đọc bốn trường hợp theo thứ tự. Làm theo trường hợp đầu tiên khớp với ba ngày của bạn, rồi dừng.

Nếu ngày 2 hoặc ngày 3 không cùng loại việc với ngày 1, chưa chọn. Lặp lại một ngày giống buổi đối chiếu, rồi mới đọc tiếp.

Nếu đường khẩn bị chậm, hoặc vẫn chưa có số trực và tên người nghe, trả cài đặt của mọi kênh công việc bạn đã đụng tới. Câu nói với nhóm có thể là: "Mình bật lại thông báo như trước. Việc gấp và tin thường vẫn chung một chỗ, nên mình chưa tắt kênh đó."

Nếu nhóm đã tắt vẫn im, nhưng bạn vẫn tự mở máy khi gặp đoạn khó, khi chờ tệp tải, hoặc ngay sau cuộc họp, giữ phần tắt đó. Đừng tắt thêm. Việc đổi tiếp theo là dòng đang ở đâu và một đầu ra nhỏ hơn cho khối sau, không phải một danh sách ứng dụng dài hơn.

Nếu không trường hợp nào ở trên khớp — đường khẩn kịp, mới tắt một nhóm, hai ngày cùng loại việc — giữ đúng nhóm đó và hai khung xem tin. Tuần tới không tắt thêm nhóm thứ hai. Câu nói với nhóm có thể là: "Tuần này mình giữ tắt thông báo mua sắm và mạng xã hội. Việc gấp vẫn gọi số trực. Tin thường mình xem lúc 11 giờ và 16 giờ."

Câu bạn vừa trả lời	Việc làm tiếp
Ngày so sánh khác loại việc	Chưa chọn. Làm lại với cùng loại đầu ra
Khẩn bị chậm, hoặc chưa có đường gọi	Trả cài đặt. Chốt số trực với nhóm
Vẫn tự mở máy dù nhóm đó đã im	Giữ phần tắt. Viết dòng đang ở đâu. Không tắt thêm
Đường khẩn kịp, chỉ một nhóm đã tắt	Giữ nhóm đó và hai khung xem tin

Buổi ví dụ chưa chọn ở ngày 1. Ngày 2, nhóm mua sắm chỉ được giữ tắt nếu cuộc gọi file gửi nhầm vẫn nghe được. Nếu mục 6 vẫn khiến người đó mở máy dù mua sắm đã im, nhánh đúng là tự mở máy. Ngày 3 chỉ xác nhận nhánh đó khi buổi đối chiếu vẫn cùng loại với 8 mục.