CDE là gì? Bắt đầu từ chuyện quản lý bản vẽ trên công trường

Sáng thứ Sáu, trong cuộc họp giao ban công trường, kỹ sư nhà thầu mở bản vẽ mặt bằng tầng 3. Đại diện bộ phận quản lý thiết kế của chủ đầu tư hỏi: “Anh đang dùng bản này à? Hôm qua chúng tôi vẫn đang xét một bản khác.”

Kỹ sư trả lời: “Bản này thiết kế gửi mới nhất trong nhóm Zalo.” Nhưng mới nhất có đồng nghĩa với được phép thi công không? Không ai trong phòng trả lời ngay được.

Đây là tình huống giả định tại dự án Riverside Palace. Vấn đề không phải thiếu hồ sơ. Các bên chưa xác định được bản vẽ nào đã qua kiểm tra và được phát hành cho thi công.

CDE (Common Data Environment), tiếng Việt là môi trường dữ liệu chung, được tổ chức để dự án thống nhất cách lưu, kiểm tra, chia sẻ và phát hành thông tin. Mục tiêu rất thực tế: người cần hồ sơ tìm được đúng tài liệu, biết nó đang ở bước xử lý nào và có được phép sử dụng cho công việc của mình hay chưa.

Đọc nhanh

• CDE là cách dự án quản lý hồ sơ chung: ai được xem, bản nào đang xét duyệt và bản nào được phép sử dụng.
• Dự án không có mô hình 3D vẫn cần CDE nếu phải quản lý bản vẽ, biên bản và các lần phát hành.
• WIP, Shared, Published thể hiện các bước làm việc, phối hợp và phát hành; bản gửi mới nhất chưa chắc là bản được phép thi công.

Cùng một bản vẽ, vì sao mỗi người hiểu một kiểu?

Tại Riverside Palace, TVTK chính đã trình bản vẽ RP-T03 lần sửa đổi A cho bộ phận Quản lý thiết kế (QLTK) của chủ đầu tư. Trong thời gian QLTK kiểm tra và xin ý kiến các cấp, nhóm thiết kế lại chuyển bản B qua nhóm chat. Nhà thầu nhận bản B nhưng chưa biết liệu QLTK đã chấp thuận hay bộ phận Quản lý xây dựng (QLXD) đã nhận bàn giao để phát cho thi công.

Minh họa tình huống giả định ở dự án Riverside Palace: được gửi sau và được phép thi công là hai chuyện khác nhau.

Với bản vẽ RP-T03, cần phân biệt ba việc:

• Bản B được gửi sau bản A: nghĩa là đã có thông tin mới.
• Bản B được gửi để kiểm tra: chưa có nghĩa là những ý kiến cần xem xét đã được xử lý xong.
• Bản B được phát hành để thi công: chỉ đúng khi hồ sơ đã qua những bước kiểm tra, chấp thuận và phát hành mà dự án quy định.

Nếu chỉ nhìn tên file hoặc ngày tải lên, nhà thầu rất khó phân biệt ba chuyện đó. Thêm chữ final, final-new hay final-latest vào tên file cũng không giúp xác định ai đã chấp thuận nó.

Trong thực tế, nhiều hồ sơ khác gặp cùng vấn đề: bản vẽ thi công, shop drawing, biện pháp thi công, yêu cầu vật tư, biên bản, bảng tổng hợp khối lượng. Mỗi loại có người lập, người nhận và trình tự xử lý riêng. Quản lý tài liệu vì thế là một phần của quản lý dự án, chứ không phải việc cất file cho gọn.

CDE giúp quản lý bản vẽ như thế nào?

Tại Riverside Palace, các bên có thể thống nhất một nơi quản lý hồ sơ. TVTK sửa bản vẽ trong khu vực làm việc của mình. Khi cần trình chủ đầu tư, TVTK chính chuyển bản đã kiểm tra đến QLTK và ghi rõ mục đích gửi. Ý kiến, kết quả xử lý và lần sửa đổi được lưu cùng hồ sơ. Sau khi hoàn tất thủ tục của dự án, bản vẽ mới được phát hành cho bên sử dụng. Các bản trước vẫn có thể tra cứu.

Quy trình này có nhiều điểm giống việc lập sổ giao nhận và trình duyệt hồ sơ giấy. CDE giúp các bên thực hiện và tra lại những bước đó trong một môi trường số dùng chung.

Khi một kỹ sư mở tài liệu, hệ thống và quy trình cần giúp trả lời:

1. Đây là hồ sơ gì và của bên nào? Ví dụ bản vẽ mặt bằng tầng 3 do TVTK lập.
2. Đang xem đúng lần sửa đổi nào? Bản A hay B; bản nào đã thay thế bản trước?
3. Hồ sơ đang được gửi để làm gì? Để góp ý, phối hợp, trình chấp thuận hay sử dụng thi công?
4. Ai đã kiểm tra hoặc ra quyết định? Có thể tra lại ý kiến, thời điểm và kết quả xử lý không?
5. Tôi có quyền xem hoặc sử dụng không? Nhà thầu không nên lấy hồ sơ đang được thiết kế sửa nội bộ làm căn cứ thi công.

Vì vậy, có một thư mục chung chưa chắc đã có CDE vận hành tốt. Thư mục giúp tìm file; dự án còn phải quy định cách đặt tên, quyền truy cập, việc kiểm tra, chấp thuận và phát hành. CIBSE ghi nhận rằng CDE có thể được tổ chức bằng nhiều giải pháp công nghệ, tùy cách quản lý thông tin của dự án.

Dự án không có BIM hoặc mô hình 3D có cần CDE không?

Nhiều người nghe chữ BIM là nghĩ ngay đến Revit, mô hình 3D hay buổi họp kiểm tra va chạm. Những việc đó có thể nằm trong quá trình làm BIM, nhưng không nói hết BIM là gì.

Nói theo công việc dự án, BIM (mô hình hóa thông tin công trình) là quá trình tạo lập, quản lý và sử dụng thông tin về công trình để các bên phối hợp trong thiết kế, thi công và vận hành. Mô hình 3D có thể là một phần quan trọng; còn yêu cầu kỹ thuật, danh mục thiết bị, bản vẽ và những quyết định liên quan cũng là thông tin cần quản lý. Institution of Civil Engineers (ICE) giải thích BIM theo góc nhìn quản lý và sử dụng thông tin, không chỉ là dựng hình.

CDE giúp các bên kiểm soát việc trao đổi và sử dụng những thông tin ấy. Có thể hiểu đơn giản: khi BIM đặt ra nhu cầu quản lý thông tin công trình, CDE là một cách tổ chức môi trường làm việc để thông tin được chuyển đúng người, đúng thời điểm và đúng mục đích.

Dự án chưa làm mô hình 3D vẫn có thể xây dựng CDE. Một dự án chỉ trao đổi PDF, DWG, Excel, Word, ảnh hiện trường và biên bản cũng cần biết tài liệu nào đã được chấp thuận. Ngược lại, có mô hình 3D rất chi tiết mà không kiểm soát được bản phát hành thì nhà thầu vẫn có nguy cơ dùng nhầm dữ liệu.

Sử dụng CDE không có nghĩa dự án đã triển khai BIM. BIM có phạm vi và yêu cầu thông tin riêng. CDE vẫn hữu ích khi dự án chỉ cần quản lý hồ sơ thiết kế, thi công và nghiệm thu.

WIP, Shared và Published trong CDE hoạt động ra sao?

Có thể xem CDE như một tòa nhà dành cho các đơn vị tham gia dự án. Mỗi bên có phòng làm việc riêng, có khu phối hợp chung và có nơi công bố hồ sơ chính thức. Quyền ra vào từng khu vực được xác định theo trách nhiệm, tương tự quyền truy cập tài liệu trong dự án.

Minh họa các khu làm việc, phối hợp và phát hành hồ sơ trong CDE.

WIP (Work in Progress) — các phòng làm việc riêng. TVTK có phòng để thiết kế và tự kiểm tra bản vẽ; nhà thầu có phòng để chuẩn bị shop drawing, biện pháp thi công. Mỗi đơn vị chịu trách nhiệm hồ sơ đang làm của mình. Các đơn vị khác không mặc nhiên được vào xem; ai được truy cập phải theo quyền dự án đã cấp.

Shared — các khu vực phối hợp. Khi hồ sơ đã sẵn sàng trao đổi, đơn vị lập đưa đúng bản cần phối hợp sang khu chung. Trong tòa nhà có thể có phòng phối hợp thiết kế giữa kiến trúc, kết cấu và MEP; phòng khác phục vụ phối hợp thi công giữa nhà thầu, TVGS và các bên liên quan. Người được vào từng phòng tùy theo công việc; Shared không có nghĩa là mọi bên được xem mọi hồ sơ, càng không có nghĩa đã được dùng để thi công.

Published — khu hồ sơ chính thức của dự án. Đây là nơi công bố tài liệu có hiệu lực sau khi trải qua bước kiểm tra, chấp thuận và phát hành theo quy định của dự án. Với bản vẽ thi công, đây là nơi người có quyền sử dụng tìm bản được phát hành cho thi công. Chủ đầu tư (CĐT) hoặc người được ủy quyền phải được xác định rõ vai trò trong quy trình; chỉ đưa file vào một thư mục mang tên Published không làm cho bản vẽ có hiệu lực.

Archived — nơi tra lại hồ sơ cũ. Khi bản vẽ được thay thế, dự án vẫn cần giữ dấu vết các lần sửa, các lượt trình, ý kiến và quyết định. Nhờ đó có thể kiểm tra tại sao một bên từng nhận bản A, trong khi bên khác đang dùng bản B.

Hồ sơ đi từ phòng riêng ra khu chung rồi về đâu?

Trở lại bản vẽ RP-T03 của dự án Riverside Palace. TVTK sửa cửa trong WIP, sau đó đưa bản B sang Shared để các bên phối hợp. Nếu QLTK hoặc một cấp xét duyệt yêu cầu sửa vị trí cửa, hồ sơ quay về WIP để sửa và kiểm tra lại, rồi phiên bản được chỉnh sửa mới được đưa ra trao đổi tiếp. Khi hoàn tất việc xem xét, chấp thuận và phát hành theo quy định, bản phù hợp mới được đưa vào Published cho mục đích sử dụng đã xác định. Lịch sử các bước được lưu để đối chiếu về sau.

Một bản vẽ có thể bị trả về nhiều lần; một số hồ sơ chỉ dùng để tham khảo hoặc phối hợp, không đi đến bước phát hành thi công. Theo cách quản lý thông tin thường được nhắc đến trong ISO 19650, WIP, Shared, Published và Archived là trạng thái thông tin, không bắt buộc là bốn tầng nhà hoặc bốn thư mục thật trên phần mềm. Cách chia khu và phân quyền cụ thể sẽ được bàn ở bài tổ chức WIP, Shared và Published cho các bên dự án.

CDE khác gì việc gửi link Google Drive, OneDrive hoặc SharePoint?

Nếu thiết kế lưu bản vẽ trên tài khoản của mình rồi gửi đường dẫn cho nhà thầu, nhà thầu có thể tải xuống và chuyển tiếp cho đội thi công; TVGS lại có một bản nhận qua email. Khi thiết kế sửa, người gửi phải nhớ thông báo từng nhóm, còn người nhận phải tự kiểm tra bản trên máy mình có cũ chưa. Mỗi bên hình thành một kho riêng, dễ sinh nhiều bản cùng tên nhưng khác nội dung. Đó là tình trạng “ốc đảo dữ liệu” (data silo). Nếu chỉ đổi file đính kèm email thành đường link mà không đổi cách quản lý, khó khăn vẫn còn.

Các bản vẽ được lưu riêng ở từng đơn vị dễ phát sinh khác biệt về phiên bản; nguồn dữ liệu chung cần có quyền truy cập và trạng thái sử dụng rõ ràng.

Google Drive và OneDrive cũng có khả năng cộng tác, nhưng cần phân biệt cách dùng tài khoản cá nhân với không gian tài liệu được quản trị chung. Google Workspace có Shared drives, nơi dữ liệu thuộc về nhóm/tổ chức thay vì tài khoản cá nhân (Google giải thích tại đây). OneDrive phù hợp với tệp công việc cá nhân và chia sẻ có chọn lọc; còn SharePoint được Microsoft thiết kế cho tài liệu dùng chung của nhóm và tổ chức. Những nền tảng này đều có khả năng hỗ trợ cộng tác và quản lý phiên bản ở các mức độ khác nhau.

Nếu CĐT tạo một hệ thống SharePoint chung, bố trí thư viện tài liệu, phân quyền và thiết kế luồng trình duyệt, dự án có thể tổ chức được nhiều thành phần của một CDE. Vướng mắc thường nằm ở công sức cấu hình và quản trị: phải phân biệt các đơn vị, nhóm hồ sơ, người được xem, người được sửa, ai được duyệt; càng nhiều ngoại lệ theo thư mục hoặc file càng khó kiểm soát. Microsoft mô tả cơ chế quyền kế thừa và quyền riêng — đây là khả năng mạnh, nhưng cần người hiểu rõ để thiết kế và vận hành.

Với CDE, dự án thiết lập cách làm việc chung từ trước khi hồ sơ được đưa lên: dự án xác định khu vực của từng đơn vị, ai có quyền xem hoặc nộp hồ sơ, mục đích chia sẻ, ai kiểm tra, ai chấp thuận và bản nào có hiệu lực cho công việc. Khi một người vào khu vực mình được cấp quyền, họ tìm thông tin tại nguồn chung của dự án, cùng trạng thái sử dụng và lịch sử cập nhật, thay vì phải xin một đường link mới sau mỗi lần sửa. “Bản mới nhất” lúc này phải hiểu là bản có hiệu lực phù hợp với mục đích sử dụng, không đơn giản là file được tải lên sau cùng.

Những nền tảng chuyên cho quản lý hồ sơ xây dựng, như Autodesk Forma Data Management, có sẵn công cụ cho một số bước kiểm soát và phê duyệt; nhưng vẫn phải có người thiết kế quy trình và quyền truy cập. Công cụ nào cũng không tự biến việc chia sẻ file tùy tiện thành CDE. Bài tiếp theo sẽ nói rõ hơn khi nào nên sử dụng Forma Data Management làm nền tảng CDE.

Cần chuẩn bị gì để bắt đầu một dự án mới?

Khi chuẩn bị triển khai, chủ đầu tư có thể chọn một bộ bản vẽ đang dùng để thống nhất ba việc với các bên:

• Ai đưa bản vẽ vào hệ thống, ai kiểm tra và ai quyết định phát hành? Người quản trị tài khoản có thể khác người có thẩm quyền chuyên môn.
• Người nhận phân biệt thế nào giữa bản để góp ý và bản được dùng để thi công? Việc này cần thống nhất bằng quy ước có thể kiểm tra, không dựa vào tin nhắn riêng.
• Khi thiết kế sửa, mọi người biết bản nào thay thế bản nào bằng cách nào? Phải tra lại được lịch sử, kể cả khi nhân sự đã đổi.

Nếu trả lời rõ ba câu hỏi ấy, dự án đã có nền tảng để thiết kế quy trình CDE. Sau đó mới chọn cấu trúc thư mục, quyền của từng đơn vị và công cụ phù hợp. Bài cần chuẩn bị những gì trước khi thiết lập CDE sẽ đi tiếp từ đây.

Đến cuộc họp giao ban tiếp theo, kỹ sư cần tra được bản vẽ nào đã phát hành và bản nào còn đang chờ kiểm tra, thay vì xác định bằng tin nhắn hoặc ngày gửi file.