Trước khi tạo CDE: chuẩn bị con người, quy trình và tài liệu gì?

Tại dự án ví dụ Riverside Palace, TVTK đã trình Revision C nhưng nhà thầu vẫn đang sử dụng Revision A. Để biết bản nào được phép thi công, cần tra trạng thái phát hành và bàn giao hồ sơ từ Quản lý thiết kế (QLTK) sang Quản lý xây dựng (QLXD), thay vì chỉ so số revision.

Đó là những việc cần thống nhất trước khi tạo Project trên Autodesk Forma Data Management. Một môi trường dữ liệu chung (CDE) cần người phụ trách, quy trình kiểm tra và phát hành, quy định truy cập cùng cách nhận diện tài liệu. Phần mềm giúp vận hành những quyết định ấy, nhưng không thể tự đoán bản vẽ nào đủ điều kiện đem ra công trường. Nếu mới gặp khái niệm này, xem CDE là gì và hồ sơ di chuyển thế nào.

Đọc nhanh

• Mỗi dự án cần Project Admin hiểu quy trình; quyền quản trị hệ thống khác với thẩm quyền duyệt hồ sơ.
• Thống nhất đầu mối tham gia, quyền truy cập, đường đi của hồ sơ và quy tắc revision trước khi tạo Project.
• Dùng bảng role chuẩn và kiểm tra bằng tình huống thực tế để dễ nhân rộng cấu hình, thay người và kiểm soát bản phát hành.

Ai sẽ quản trị CDE, ai chịu trách nhiệm về bản vẽ?

Nên có ít nhất một Project Admin của từng dự án, am hiểu quy trình làm việc thực tế, không chỉ biết thao tác phần mềm. Người này phối hợp với người phụ trách thông tin/BIM, quản lý dự án và IT để chuyển quy trình thành cấu trúc, quyền và biểu mẫu có thể kiểm tra.

Autodesk khuyến nghị bố trí nhiều project administrators để chia trách nhiệm. Vì vậy, Riverside Palace chỉ định một đầu mối chính và một người dự phòng, có danh sách người thay thế khi nghỉ việc. Project Admin quản lý cấu hình, nhưng không mặc nhiên có thẩm quyền duyệt thiết kế. Người duyệt chuyên môn phải được giao theo hợp đồng/quy chế riêng.

Ví dụ dự án phân công như sau:

Công việc	Đầu mối thực hiện	Thẩm quyền/xác nhận
Phối hợp các bộ môn, kiểm tra và trình hồ sơ	TVTK chính	Người được TVTK ủy quyền
Tiếp nhận và chuyển qua các cấp xét duyệt	QLTK (CĐT)	Các cấp có thẩm quyền theo dự án
Kiểm tra độc lập khi được yêu cầu	Đơn vị thẩm tra	Kết luận thẩm tra theo phạm vi giao việc
Phát hành và bàn giao hồ sơ thiết kế sang thi công	QLTK	Bên giao và QLXD xác nhận biên bản; thẩm quyền phát hành theo dự án
Phân phối bản vẽ thi công cho nhà thầu, TVGS	QLXD	Theo chỉ dẫn phát hành có hiệu lực
Phối hợp tổng thể và xử lý RFI	QLDA, QLXD, TVTK	Theo trách nhiệm và hợp đồng từng bên
Cấu hình thành viên, thư mục, quyền	Project Admin	Chủ quản CDE giao quản trị

Các đầu mối và thẩm quyền trong bảng được xác định theo cơ cấu tổ chức của Riverside Palace.

Ai cần truy cập phần hồ sơ nào?

Trước khi tạo tài khoản, liệt kê CĐT, TVTK kiến trúc/kết cấu/MEP, TVGS, tổng thầu, thầu phụ và các phòng ban nội bộ. Với mỗi đơn vị, ghi đầu mối, vai trò, email, phạm vi công việc, thời hạn tham gia và loại dữ liệu cần thấy. Ví dụ, nhà thầu cần xem bản vẽ đã phát hành nhưng không cần vào thư mục bản nháp của TVTK. Quyền truy cập phải phản ánh ranh giới đó ngay từ đầu.

Để chuẩn bị sẵn cấu hình cho dự án mới và thay người thuận tiện, nên lập bảng role chuẩn với hai mục đích rõ ràng:

Nhóm vai trò	Mục đích	Ví dụ
Permission role	Xác định quyền xem, tải lên, chỉnh sửa, quản lý và phạm vi dữ liệu được truy cập	Nhóm biên tập hồ sơ thiết kế, nhóm xem bản phát hành
Title role	Xác định chức danh hoặc trách nhiệm nghiệp vụ; dùng làm cơ sở chỉ định người tham gia quy trình duyệt	Quản lý thiết kế, người duyệt, đầu mối bàn giao

Một người có thể có nhiều role. Chẳng hạn, người phụ trách QLTK vừa có quyền xem hồ sơ trình, vừa giữ trách nhiệm duyệt theo phân công. Khi thay người, có thể thay thành viên hoặc đầu mối được gán mà giữ nguyên quy tắc nền. Bảng role nên đủ gọn để tái sử dụng khi tạo project template; chỉ bổ sung khi có khác biệt thực sự về quyền hoặc trách nhiệm, tránh tạo role riêng cho mỗi nhân viên.

Các quyền truy cập theo Company, Role và User cần được đối chiếu khi lập ma trận quyền.

Những điểm CDE cần kiểm soát khi duyệt và phát hành hồ sơ

Khi thiết lập CDE cho Riverside Palace, cần thống nhất ai được trình, ai xét duyệt, nhận xét được ghi ở đâu và revision nào đang có hiệu lực. Một hồ sơ trình lại cần liên kết được với nhận xét của lần trước để theo dõi việc xử lý.

Cấu hình cần phân biệt hồ sơ đang xét duyệt, hồ sơ đã phát hành và hồ sơ QLTK đã bàn giao cho QLXD. Danh mục bản vẽ và biên bản bàn giao cần tra cứu được để QLXD cấp đúng bản cho nhà thầu, TVGS. Các trường hợp thẩm tra độc lập hoặc RFI cũng cần có đầu mối xử lý rõ ràng.

Các trạng thái WIP, Shared, Published, Archived hỗ trợ quản lý thông tin, không nhất thiết phải tạo thành bốn thư mục cố định. Xem thêm cách tài liệu di chuyển trong CDE.

Tổ chức nơi lưu và cách nhận diện hồ sơ

Từ quy trình trên, dự thảo hai thứ: bản đồ nơi lưu và quy tắc nhận diện tài liệu. Ví dụ thư mục làm việc của TVTK không mở cho nhà thầu; bản trình cần thuộc khu vực bên nhận có quyền đọc; bản phát hành có người chịu trách nhiệm quản lý. Sau đó mới chọn hai mô hình tổ chức Shared trên Forma.

Mã hồ sơ nên dễ giải nghĩa: dự án – đơn vị lập – bộ môn – loại tài liệu – số thứ tự; các trường Revision, mục đích sử dụng, tình trạng review cần được định nghĩa riêng. Chưa nên áp một chuỗi 15 trường chỉ vì hệ thống hỗ trợ. Quy ước khác nhau giữa các gói thầu cần được ghi lại. Bài custom attributes và naming standard sẽ giải thích cách đưa quy tắc này vào Forma.

Những quyết định cần ghi lại trước khi cấu hình CDE

Đại diện chủ đầu tư (CĐT) cùng các đơn vị lập một bảng thống nhất trước khi Project Admin cấu hình hệ thống. Mỗi dòng cần có người chịu trách nhiệm xác nhận, không chỉ là danh sách việc cần làm:

Mục	Nội dung cần chốt
Chủ quản và quản trị	Hub thuộc ai, Project Admin chính/dự phòng, đầu mối nghiệp vụ
Danh sách bên tham gia	Công ty, vai trò, email, phạm vi và ngày kết thúc
Dòng thông tin	TVTK chính trình; các cấp QLTK/CĐT xét; thẩm tra tùy trường hợp; biên bản QLTK→QLXD; RFI và điều kiện phát hành
Lưu trữ và đặt tên	Nhóm thư mục, mã, thuộc tính bắt buộc, quy tắc revision
Ma trận quyền	Ai xem/tải lên/sửa/quản lý ở từng khu vực
Kịch bản kiểm thử	Người dùng TVTK, QLTK, QLXD, TVGS, nhà thầu; được làm và phải bị chặn điều gì
Vận hành lâu dài	Đầu mối hỗ trợ, thay người, soát quyền, sao lưu/xuất và bàn giao

Bảng tập hợp các quyết định cần thiết lập trên CDE. Trước khi Project Admin cấu hình, đại diện CĐT cùng các đầu mối liên quan xác nhận các nội dung thuộc phạm vi của mình. Việc xét duyệt và phát hành vẫn thực hiện theo thẩm quyền đã được dự án quy định. Mục chưa thống nhất cần có người phụ trách và thời hạn giải quyết.

Khi nào có thể bắt đầu thiết lập trên Forma?

Lấy bản vẽ mặt bằng Riverside Palace làm phép kiểm tra: TVTK chính trình qua đâu, QLTK theo dõi ý kiến của từng cấp thế nào, biên bản QLTK–QLXD nằm ở đâu và QLXD phát bản nào cho nhà thầu? Nếu hai đầu mối trả lời khác nhau, khoan cấu hình. Nếu quy trình đã thống nhất, Project Admin có thể chuyển sang thiết lập project trên Forma Data Management, rồi kiểm chứng bằng tài khoản của người dùng thông thường.

Cơ cấu trách nhiệm, quyền truy cập và cấu trúc thư mục cần phù hợp với hợp đồng và quy định quản lý thông tin của từng dự án.