Bạn đọc xong một chương dài về tiêu chuẩn kỹ thuật. Từng đoạn nghe đều hợp lý. Vài ngày sau, đến lúc cần dùng, bạn không biết câu nào là yêu cầu và câu nào chỉ là ví dụ của tác giả.
Với sách kỹ thuật, việc đáng giữ thường không phải nguyên văn từng câu. Bạn cần tách điều tác giả khẳng định, phần chứng cứ hoặc điều kiện nằm cạnh câu đó, và một cách kiểm tra trước khi mang vào công việc.
Lấy một ví dụ giả định. Lan là điều phối viên, người được trưởng nhóm giao chuẩn bị ý cho cuộc họp. Cô còn 40 phút. Trưởng nhóm hỏi chương về phê duyệt trong một cuốn sổ tay: người rà soát và người phê duyệt khác nhau ở việc nào, và tài liệu vừa rà soát xong đã được phép dùng chưa. Tên sách trong ví dụ, "Sổ tay quy trình kỹ thuật", là giả định. Số trang bên dưới là cách ghi chỗ cần mở lại, không phải trích một cuốn sách có thật.
Câu hỏi nào đáng thời gian bạn có?
Đừng mở chương với mục tiêu phải hiểu hết. Hãy viết một câu gắn với việc sắp xảy ra.
Câu của Lan: "Trong chương này, người rà soát và người phê duyệt khác nhau ở việc nào, và sau bước rà soát thì tài liệu đã được phép dùng chưa?"
Câu hẹp cho phép bỏ những trang không phục vụ cuộc họp. Nếu giữa chương xuất hiện một việc khác mà bạn thật sự cần, đổi câu hỏi và ghi câu mới. Giữ câu hỏi cũ chỉ vì đã viết từ đầu sẽ kéo bạn đọc những mục không dùng được chiều nay.
Trước khi đọc kỹ, xem tiêu đề chương, các mục, hình và đoạn tổng kết. Trung tâm Học tập Cornell gợi ý xác định mục đích, xem trước tài liệu và lên kế hoạch dùng thông tin. Trang đó viết cho việc học. Bạn có thể mượn ba việc này cho một chương sách kỹ thuật trong giờ làm. Chúng giúp chọn phần sẽ đọc. Trang Cornell không nêu một mức nhớ để bạn kỳ vọng.
Lan dành khoảng 8 phút cho bước xem trước. Mục lục của chương giả định có bốn đề mục: vai trò, một đường phê duyệt mẫu, lời khuyên cho nhóm ít người, và giới hạn của ví dụ. Hình trong chương là sơ đồ mũi tên. Chú thích ghi rằng đó là một cách sắp xếp. Đoạn cuối nói ví dụ không phải điều khoản hợp đồng.
Ba tín hiệu đó đủ để quyết định ở lại. Chương có vẻ chứa câu trả lời cho câu hỏi của Lan. Nếu mục lục không có mục nào về vai trò hay về việc được dùng tài liệu, cô dừng ở phút thứ tám, ghi "chương này không trả lời", rồi mở quy trình của dự án. Đọc hết chương vì sách đã mở không làm cuộc họp rõ hơn.
Với 40 phút còn lại sau bước xem trước, Lan chia khoảng 22 phút cho những đoạn khớp câu hỏi và khoảng 10 phút để ghi rồi chọn kết quả mang vào họp. Chương dày, chữ nhỏ hoặc nhiều bảng thì phần đọc chiếm nhiều hơn; đừng cắt mất bước ghi chỉ để "đọc hết".
Một phiếu rất ngắn, trước khi đọc, gồm bốn chỗ: câu hỏi; mục có khả năng chứa đáp án; thời gian thực có; dấu hiệu là đã hiểu. Với Lan, dấu hiệu đó là nói lại được sự khác nhau giữa hai vai, và nói được tài liệu đã được phép dùng hay chưa. Nếu hết giờ mà chưa nói được hai điều này, kết quả của buổi đọc là "chưa xong", không phải "đã hiểu chương".
Đọc để nắm bố cục trước một khóa học thì đầu ra là bản đồ: câu hỏi và vài số trang. Bạn chưa cần đối chiếu bảng quyền của dự án, danh sách ai được nhận xét và ai được cho dùng tài liệu. Đọc vì chiều nay có người phải làm theo thì cần chọn một kết quả trước khi phát biểu. Hai việc đó không cùng độ dài.
Đoạn này đang định nghĩa, ví dụ, khuyên hay yêu cầu?
Mỗi đoạn đáng dừng, hãy hỏi tác giả đang làm gì trong câu đó. Bốn loại là định nghĩa, ví dụ, lời khuyên và yêu cầu. Đó là cách đọc để khỏi lẫn câu trong sách với quy định của dự án, không phải phân loại hay ký hiệu của một tiêu chuẩn. Một quy trình vẽ trong sách không tự thành yêu cầu bắt buộc, cũng không tự thành tính năng của phần mềm.
Trong chương giả định, Lan gặp bốn đoạn.
Trang 41 định nghĩa: người rà soát đối chiếu tài liệu với một danh mục kiểm; người phê duyệt chấp nhận tài liệu cho một mục đích đã ghi. Đây là cách tác giả dùng hai từ trong chương. Định nghĩa ở công ty bạn có thể khác. Lan ghi "định nghĩa trong sách", kèm trang 41.
Trang 44 là một sơ đồ: người viết, rồi người rà soát, rồi người phê duyệt. Chú thích nói đây là một cách một nhóm có thể sắp xếp. Mũi tên là hình của tác giả. Nó không phải sơ đồ tổ chức của dự án Lan. Cô ghi "ví dụ", và chép nguyên câu chú thích, vì chú thích mới cho biết hình được phép hiểu đến đâu.
Trang 47 là lời khuyên: với dự án nhỏ, nếu không có người thứ hai, cùng một người có thể vừa rà soát vừa phê duyệt, và nên ghi lại lựa chọn đó. Chỗ cần giữ là hai điều kiện "dự án nhỏ" và "không có người thứ hai". Bỏ hai điều kiện này, câu sẽ biến thành "một người làm cả hai vai". Sách không nói vậy. Lời khuyên cũng không biến thành quy định rằng mọi dự án nhỏ phải gộp hai vai.
Trang 49 viết như một yêu cầu: tài liệu không được dùng để thi công cho đến khi người phê duyệt ghi mục đích được phép dùng. Chữ "không được" nghe chắc. Lan ghi "viết như yêu cầu trong sách", không ghi "quy định của dự án".
| Trang trong ví dụ | Loại câu | Điều giữ lại |
|---|---|---|
| 41 | Định nghĩa trong sách | Rà soát là đối chiếu; phê duyệt là chấp nhận cho một mục đích đã ghi |
| 44 | Ví dụ, có chú thích | Sơ đồ ba người không phải sơ đồ của dự án |
| 47 | Lời khuyên, có điều kiện | Chỉ nói tới dự án nhỏ khi không có người thứ hai |
| 49 | Viết như yêu cầu | Chưa phải quy định dự án; cần mở tài liệu gốc |
Khi đọc trên giấy, gạch dưới từ điều kiện: nếu, khi, chỉ, chưa, không được. Ở mép trang, viết tắt loại câu nếu chỉ mình bạn đọc lại trong tuần: ĐN, VD, KN, YC. Nếu ghi chú sẽ chuyển cho người khác, viết đủ chữ "định nghĩa", "ví dụ", "khuyên", "yêu cầu trong sách". Trên màn hình, làm cùng một việc bằng một dòng trong ghi chú, đặt cạnh tên sách để buổi họp mở đúng chỗ.
Khi một câu thuộc hai loại
Trang 49 vừa có dạng yêu cầu, vừa ngầm định nghĩa "được dùng" là đã có mục đích được phép ghi lại. Gặp câu như vậy, ghi cả hai loại và xử lý theo loại chặt hơn. Nếu câu đụng an toàn, nghĩa vụ trong hợp đồng hoặc quyền truy cập, chưa dùng nó để quyết. Phần định nghĩa vẫn được giữ, kèm trang, để bạn còn biết tác giả đang dùng từ theo nghĩa nào.
Khi hình không có chú thích
Một sơ đồ không chú thích không cho bạn biết nó là ví dụ hay là đường bắt buộc. Ghi "hình không có chú thích" và số trang. Đừng nâng hình đó thành quy định. Nếu chương trích một tiêu chuẩn, chép tên tiêu chuẩn và số điều khoản đúng như in trên trang. Lời diễn giải quanh câu trích vẫn là lời của tác giả. Sách không in số điều khoản thì ghi "sách không ghi điều khoản", rồi để việc đối chiếu sang tài liệu gốc.
Nếu bạn đọc bản điện tử, Cornell nói người đọc có thể ghi trên công cụ của nền tảng hoặc trên giấy. Chọn cách bạn mở lại được trong cuộc họp: một trang sổ, hoặc một ghi chú cùng tên sách. Đừng lập một hệ ghi chú mới trong 40 phút. Muốn so hai cách giữ ý lâu dài, xem Cornell và Zettelkasten cho ghi chú sách sau buổi này, không phải giữa chương.
Khi chương mô tả đường bấm trên Autodesk Forma hoặc phần mềm khác, đối chiếu phiên bản và tài liệu của hãng trước khi coi thao tác đó còn đúng. Sách in thường chậm hơn bản cập nhật phần mềm. Câu trong sách vẫn được phân loại như trên. Nguồn để kiểm tra đường bấm là tài liệu hãng của đúng phiên bản, không phải quy trình nhân sự của dự án.
Buổi đọc xong, bạn giữ lại gì?
Không chép chương. Cách đọc giáo trình mà Cornell mô tả gồm đọc theo câu hỏi, tóm tắt và nhớ lại; người đọc nên điều chỉnh theo tài liệu. Trang đó không đưa một mức hiệu quả dùng chung cho mọi sách. Lan chỉ giữ ba dòng, rồi che ghi chú và nói lại một lần.
Dòng một, câu trả lời bằng lời của cô: trong chương này, người rà soát đối chiếu, người phê duyệt chấp nhận cho một mục đích đã ghi. Theo sơ đồ mẫu, riêng bước rà soát chưa làm tài liệu được phép dùng.
Dòng hai, điều chưa biết: dự án của Lan có tách hai vai như trang 41 không, và có cho một người kiêm cả hai vai khi nhóm ít người không.
Dòng ba, một bài thử không đụng hệ thống đang chạy: lấy bảng phân quyền mẫu trong chương, người rà soát được nhận xét và người phê duyệt được cho dùng, rồi đặt cạnh bảng quyền của dự án. Không đổi quyền trên hệ thống thật chỉ để xem câu trong sách có hợp không.
Nếu nói lại mà lạc mất điều kiện "dự án nhỏ" hoặc "chưa được thi công", mở đúng trang 47 hoặc 49 và sửa dòng một. Chỗ quên là chỗ cần mở lại, không phải lý do đọc lại cả chương. Muốn quay lại sau vài ngày, xem cách nhớ những gì đã đọc. Nếu việc kế tiếp là cuộc họp, dừng sau lần nói lại đó.
Buổi đọc 40 phút kết thúc bằng một câu nói được và một tài liệu còn phải mở. Nó không kết thúc bằng một quyền mới trên hệ thống. Chương sau, chép bảy chỗ rồi điền:
- Tên sách, ấn bản, chương và trang.
- Câu hỏi bạn mang vào buổi đọc.
- Câu trả lời bằng lời của bạn.
- Hai câu còn phải đối chiếu, kèm trang.
- Tài liệu gốc bạn sẽ mở.
- Một bài thử không đổi hệ thống đang chạy.
- Kết quả sau khi thử, kể cả khi bạn chưa kịp thử.
Trước khi dùng, bạn chọn kết quả nào?
Trước khi nói trong họp, chọn một kết quả. Một câu trong sách chỉ đi một cửa.
Đủ để trao đổi. Bạn nói được câu trả lời, kèm trang và điều kiện, và nêu tên một tài liệu còn phải mở. Bạn không nói sách bắt buộc dự án làm vậy.
Chương không chứa câu trả lời. Bạn thấy điều này lúc xem trước, hoặc sau các đoạn vẫn không có. Dừng. Nêu tài liệu sẽ mở tiếp.
Chưa dùng cho đến khi đối chiếu nguồn có thẩm quyền. Nguồn có thẩm quyền là hợp đồng, tiêu chuẩn gốc hoặc quy trình của dự án. Câu đụng an toàn, nghĩa vụ trong hợp đồng, hoặc quyền truy cập dữ liệu thì chưa dùng để quyết khi bản đó chưa nằm cạnh chương.
Với cuộc họp của Lan, nếu mục đích chỉ là hiểu từ trong chương, trang 41 và 44 thuộc kết quả một. Trang 47 đi cùng kết quả một chỉ khi cô nói đủ hai điều kiện. Nếu ai đó đề nghị thi công theo trang 49, câu đó chuyển sang kết quả ba. Cùng một trang đổi kết quả khi việc cần quyết đổi. Đừng ghi sẵn "trang 49 luôn bị cấm dùng" cho mọi buổi đọc sau: buổi đọc sau có thể chỉ cần hiểu từ.
Khi chương và quy trình dự án nói khác nhau, ghi cả hai câu, kèm vị trí từng câu. Nếu bạn đã biết quy định của dự án và chỉ đọc để xem sách có lệch không, ghi trang khớp hoặc trang lệch, rồi dừng. Đừng dựng lại cả bài thử trên bảng quyền.
Đọc chậm ở những câu thuộc kết quả ba. Với chương chỉ giới thiệu, xem trước để có bản đồ, rồi quay lại đúng trang phục vụ câu hỏi. Đọc nhiều mà không tìm lại được ghi chú thì việc cần sửa là chỗ cất ghi chú, không phải đọc thêm một chương. Cách ghi chú khi đọc sách giúp tìm lại ý. Đọc sách chủ động hợp khi mục đích rộng hơn một chương và một cuộc họp.
