Tổ chức WIP, Shared, Published trên Forma: hai cách chia sẻ hồ sơ

“Bộ kết cấu gửi kiến trúc phối hợp thì đưa vào Shared chưa?”

“Shared ở dự án mình là hồ sơ trình chủ đầu tư, hay cả hồ sơ các bên trao đổi với nhau?”

Tại dự án giả định Riverside Palace, hai câu hỏi này cần được thống nhất trước khi dựng cây thư mục. Nếu mỗi bên hiểu Shared một cách, cùng một hồ sơ có thể được đặt ở nhiều nơi và cấp quyền khác nhau.

Forma (Autodesk Forma Data Management) là phần mềm của Autodesk, nơi các bên quản lý và trao đổi hồ sơ dự án. CDE (môi trường dữ liệu chung) là một nơi chung để gửi, nhận và tra hồ sơ theo quy tắc đã thống nhất, thay vì mỗi bên giữ một bản qua email hay chat. ISO 19650 là bộ tiêu chuẩn về quản lý thông tin; bài này chỉ bàn cách tổ chức thư mục, không hướng dẫn đạt chuẩn.

Bài dành cho người phải quyết định cây thư mục và quyền xem của dự án, như bộ phận phối hợp thiết kế, quản lý thiết kế (QLTK) hoặc quản lý xây dựng (QLXD). Bài trình bày hai cách tổ chức thường gặp để bạn chọn theo cách làm việc của dự án, rồi triển khai trên Forma.

Đọc nhanh

• Thống nhất hồ sơ nào được vào Shared và ai được tiếp cận từng khu vực trước khi tạo thư mục.
• WIP, Shared, Published và Archived mô tả cách kiểm soát thông tin; tên thư mục không tự xác nhận trạng thái hồ sơ.
• Version (số lần cập nhật file do hệ thống ghi nhận) khác với revision của bản vẽ và kết quả review. Bản mới nhất chưa chắc là bản phát hành cho thi công.

Bắt đầu từ nơi mỗi bên nhận hồ sơ

Với gói thiết kế kiến trúc tầng 3, Riverside Palace cần trả lời bốn việc: tư vấn thiết kế (TVTK) soạn ở đâu, các bộ môn phối hợp ở đâu, bộ phận quản lý thiết kế của chủ đầu tư (QLTK) nhận bản trình ở đâu, nhà thầu lấy bản phát hành ở đâu. Chỉ tạo những tầng thư mục giúp phân biệt các công việc đó.

Bốn khu này quen hơn bạn nghĩ:

• WIP (work in progress, đang thực hiện): bản nháp nội bộ của nhóm tạo lập, như bản vẽ đang làm trong phòng thiết kế.
• Shared (chia sẻ): bản gửi ra ngoài nhóm để phối hợp hoặc xem xét theo mục đích xác định, như bộ kết cấu gửi cho kiến trúc.
• Published (phát hành): thông tin đã được cho phép sử dụng theo quy trình dự án, như bộ bản vẽ phát hành cho thi công.
• Archived (lưu trữ): hồ sơ giữ lại để tra cứu lịch sử và bằng chứng. Trong các cây ví dụ bên dưới, RECORDS chính là khu Archived.

Autodesk University trình bày CDE như một quy trình quản lý thông tin, không chỉ là chỗ để file. Vì thế, bốn thư mục cùng tên các trạng thái này chỉ là một cách triển khai, không phải bằng chứng dự án đã đáp ứng ISO 19650.

Cách 1: Shared dành cho hồ sơ trình chủ đầu tư

Theo quy ước này, các bộ môn vẫn phối hợp trong một vùng làm việc được chia quyền. Chỉ khi tư vấn thiết kế (TVTK) chính kiểm tra và trình hồ sơ cho QLTK, tài liệu mới xuất hiện trong nhánh mang tên Shared.

RIVERSIDE-PALACE/
  01-WORKING/
    DESIGN-PRIVATE/
      ARCHITECTURE/
      STRUCTURE/
      MEP/
    DESIGN-COORDINATION/
  02-SHARED/
    OWNER-SUBMISSIONS/
  03-PUBLISHED/
    CONSTRUCTION-ISSUES/
  04-RECORDS/

Nhánh DESIGN-PRIVATE giữ công việc riêng của từng nhóm. DESIGN-COORDINATION cùng nằm dưới vùng 01-WORKING nhưng là nơi các bên được chỉ định trao đổi, nên không áp quyền riêng tư đồng loạt cho cả vùng. Vì vậy ví dụ gọi vùng này là WORKING, không gọi là WIP.

Cách này giữ khu trình chủ đầu tư gọn, phù hợp khi doanh nghiệp đã quen tách phối hợp thiết kế khỏi trình chính thức. Đổi lại, phải quản lý rõ nơi phối hợp và phạm vi truy cập của nó.

Cách 2: Shared gồm các khu phối hợp và trình hồ sơ

Ở cách thứ hai, WIP chỉ giữ công việc riêng. Khi tài liệu đủ điều kiện trao đổi ra ngoài nhóm tạo lập, nó được đưa vào nhánh Shared phù hợp.

RIVERSIDE-PALACE/
  01-WIP/
    ARCHITECTURE/
    STRUCTURE/
    MEP/
  02-SHARED/
    DESIGN-COORDINATION/
    CONSTRUCTION-COORDINATION/
    OWNER-SUBMISSIONS/
  03-PUBLISHED/
    CONSTRUCTION-ISSUES/
  04-RECORDS/

Shared lúc này có nhiều nhánh hơn. Kiến trúc và kết cấu có thể cùng làm việc trong khu phối hợp thiết kế; nhà thầu và tư vấn giám sát (TVGS) tiếp cận khu phối hợp thi công theo nhiệm vụ. Hồ sơ trình QLTK đi vào OWNER-SUBMISSIONS, không bị trộn với bản chỉ gửi để hỏi hoặc góp ý.

Mỗi nhánh có nhóm người nhận riêng. Được cấp quyền vào một khu Shared không có nghĩa được vào tất cả các khu khác, và được xem một bản vẽ ở Shared chưa có nghĩa được dùng để thi công.

Chọn cách nào cho Riverside Palace?

Dùng một hồ sơ cụ thể để thử trước khi chốt cấu trúc. Hai dấu hiệu từ chính hai cách ở trên:

• Nghiêng về Cách 1 khi doanh nghiệp đã quen tách phối hợp thiết kế khỏi trình chính thức, và có người quản lý rõ ranh giới quyền ở vùng phối hợp.
• Nghiêng về Cách 2 khi nhiều nhóm nhận với mục đích khác nhau, như kiến trúc với kết cấu, nhà thầu với tư vấn giám sát, nên mỗi mục đích cần một khu riêng.

Bảng dưới cho thấy cùng một việc rơi vào đâu ở mỗi cách:

Việc cần làm	Shared chỉ dành cho bản trình	Shared gồm cả phối hợp
Kết cấu gửi kiến trúc phối hợp	Vùng phối hợp riêng dưới WORKING	DESIGN-COORDINATION
TVTK chính trình QLTK	OWNER-SUBMISSIONS trong Shared	OWNER-SUBMISSIONS trong Shared
Nhà thầu nhận bản thi công	CONSTRUCTION-ISSUES sau phát hành	CONSTRUCTION-ISSUES sau phát hành

Ví dụ, kết cấu gửi bản phối hợp cho kiến trúc; TVTK chính trình hồ sơ cho QLTK. Khi bản thi công được phát hành theo quy trình dự án, bộ phận quản lý xây dựng chuyển bộ có hiệu lực cho nhà thầu. Quy trình dự án xác định người kiểm tra, phê duyệt và phát hành.

Chọn phương án mà người nộp và người nhận đều biết phải tìm hồ sơ ở đâu. Nếu đang đổi cách tổ chức, công bố ngày bắt đầu và nơi tra lại dữ liệu cũ; tránh duy trì hai nhánh cùng được coi là nguồn hiện hành.

Sau khi chốt, lập ma trận quyền trên chính cây thư mục đó. Không cấp quyền rộng ở thư mục cha rồi trông chờ tên nhánh con sẽ giữ riêng tài liệu.

Nguồn: Autodesk Help.

Kiểm tra lịch sử trước khi dùng bản đã phát hành

Autodesk ghi nhận việc tải lên một tệp trùng tên và phần mở rộng trong cùng folder có thể tạo version mới. Quản trị viên có thể đặt lại version cũ thành bản hiện hành; vì vậy nhãn Current hoặc số Vn không chứng minh bản vẽ đã được phê duyệt để thi công. Trong nhật ký phát hành, hãy lưu đồng thời định danh tài liệu, revision theo quy ước dự án, version đã xét, trạng thái/phạm vi sử dụng và người phát hành. Xem Autodesk — View Version History.

Version trong Forma khác revision bản vẽ thế nào?

Nhầm bản trên công trường thường bắt đầu từ chỗ coi bản mới tải lên là bản có hiệu lực, như tình huống ở A0002. Giả sử TVTK tải RP-T03.pdf lên WIP. Theo Autodesk về lịch sử phiên bản, tải file cùng tên và phần mở rộng vào cùng thư mục sẽ tạo version mới.

Trong danh sách Files, chọn số version của file để mở bảng lịch sử; theo Autodesk, quyền View only (chỉ xem) trở lên cho phép xem lịch sử. Để đưa một version cũ thành bản hiện hành, thao tác Make current cần quyền Edit (chỉnh sửa) và có ngoại lệ theo loại dữ liệu.

Nguồn: Autodesk Help.

Tên ổn định giúp lịch sử cập nhật tập trung vào một file. Nếu đổi thành RP-T03-final.pdf rồi RP-T03-final-new.pdf, đừng trông chờ hai tên đó tự nối thành cùng lịch sử. Nếu dự án có quy tắc đặt tên file (naming standard), cần thống nhất riêng cách nhận diện file và cách ghi revision.

Thông tin	Trả lời câu hỏi nào?
Version, như V1 hoặc V2	Đây là lần cập nhật nào được hệ thống ghi nhận?
Revision, như 0, A hoặc B	Đây là lần sửa đổi nào theo quy ước hồ sơ của dự án?
Kết quả review	Hồ sơ đã được kiểm tra và quyết định thế nào trong lượt xét duyệt?
Mục đích và trạng thái phát hành	Bản này được phép dùng cho công việc gì?

Một revision có thể qua nhiều lần cập nhật nội bộ. Trong tình huống của A0002, bản B vừa gửi qua chat vẫn chưa phát hành, bản A đang xét và bản 0 mới có hiệu lực. Version cao nhất không trả lời thay các thông tin đó.

Forma cho phép tra lịch sử và đưa một version trước thành current. Do đó, “current” trên hệ thống cũng cần được đọc cùng hồ sơ phát hành, không coi là một quyết định chấp thuận thiết kế.

Có thể hình dung một chuỗi thay đổi: nhiều bản làm việc trong WIP được kiểm tra và điều chỉnh trước khi một revision được chia sẻ; sau đó các thay đổi mới lại tạo thành revision tiếp theo. Chỉ bản được chấp thuận để phát hành theo quy trình dự án mới đi vào bộ hồ sơ có hiệu lực. Các nhãn như P01.01, P01 hay C01 trong sơ đồ minh họa là ví dụ về quy ước mã, không phải cách Forma tự động đánh số mọi hồ sơ.

Giữ bản phát hành và lịch sử để tra lại

Khi có bản thay thế hợp lệ, người quản lý khu phát hành cập nhật danh mục và ghi rõ bản nào thay bản nào. QLTK bàn giao cho Quản lý xây dựng (QLXD) theo quy trình dự án; QLXD phân phối đúng bộ hồ sơ cho công trường. Giữ bằng chứng bàn giao và lịch sử cũ để trả lời được ai từng nhận bản nào.

RECORDS trong ví dụ là nhánh giữ hồ sơ cần tra cứu, không thay cho toàn bộ lịch sử trong hệ thống. Cũng không nên di chuyển file cũ tùy tiện nếu việc đó làm mất đường dẫn đang được dùng để kiểm tra hoặc bàn giao.

Forma cho phép gửi file đi xét duyệt (review) và tự động sao chép file sang thư mục đích khi xét duyệt xong; cách xét duyệt được bàn ở A0007. Nếu bạn định dùng tính năng này, cấu hình phải khớp cách chia thư mục: Autodesk quy định các điều kiện cho đích copy trong approval workflow, trong đó có phạm vi top-level folder (thư mục cấp cao nhất trong cây). Hãy thử một bộ hồ sơ nhỏ qua đủ đường đi trước khi áp dụng hàng loạt.

Việc làm tuần này: lấy một hồ sơ thật, ví dụ bộ kết cấu gửi cho kiến trúc, đi qua bảng ba dòng ở trên cho cả hai cách và ghi lại chỗ nào các bên hiểu khác nhau. Đó là chỗ cần thống nhất trước khi dựng cây.

Bài tiếp theo sẽ đưa những khu vực này vào bảng phân quyền Role, Company và User; A0010 sẽ đi tiếp về nhận diện tài liệu và A0007 về xét duyệt.

Bảng kiểm tra cấu trúc thư mục với một bộ hồ sơ

Mẫu thực hành do ZhouWorks đề xuất; sao chép bảng để điền và thử trên dữ liệu không nhạy cảm. Các kết quả phụ thuộc cấu hình dự án.

Thử trên hồ sơ mẫu	Cần xác nhận	Kết quả dự án
Bản nháp thiết kế	Chỉ nhóm thiết kế xem/sửa WIP được giao	…
Bản gửi phối hợp	Người nhận tìm được bản trong Shared phù hợp	…
Bản phát hành	Nhà thầu chỉ thấy bản Published đã cấp quyền	…
Tìm bản cũ	Tra được version và revision theo quy trình	…

Autodesk and Autodesk Forma are trademarks or registered trademarks of Autodesk, Inc. and/or its subsidiaries and affiliates in the USA and other countries.